4008-0537-07
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，中國(guó)的生產(chǎn)型企業(yè)不斷壯大，產(chǎn)生更多的企業(yè)向上市，并購(gòu)，投資，借國(guó)際資本之力跨越發(fā)展，業(yè)務(wù)內(nèi)容的復(fù)雜性，業(yè)務(wù)量的龐大性，風(fēng)險(xiǎn)的多樣性，原有的人工內(nèi)控管理體系已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展。作為企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)ERP的引入能夠系統(tǒng)地配合現(xiàn)代企業(yè)業(yè)務(wù)處理，實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)信息的集成。但是在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中很多企業(yè)盲目地引入ERP系統(tǒng)，未能在企業(yè)中真正地發(fā)揮功效，成為雞肋。本文將從生產(chǎn)型企業(yè)的特點(diǎn)出發(fā)，對(duì)ERP在內(nèi)控應(yīng)用中的優(yōu)缺點(diǎn)展開(kāi)探討，更好地讓ERP系統(tǒng)融合服務(wù)于我們的企業(yè)。
一、生產(chǎn)型企業(yè)的特點(diǎn)及其對(duì)ERP在內(nèi)部控制中應(yīng)用的影響
通常所說(shuō)的企業(yè)，是指從事生產(chǎn)、流通或服務(wù)等活動(dòng)，為滿(mǎn)足社會(huì)需要進(jìn)行自主經(jīng)營(yíng)、自負(fù)盈虧、承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)行獨(dú)立核算，具有法人資格的基本經(jīng)濟(jì)單位。
生產(chǎn)型企業(yè)相對(duì)于其他類(lèi)型的企業(yè)，主要的特點(diǎn)是：(1)組織架構(gòu)較為復(fù)雜，崗位設(shè)置多；(2)員工數(shù)量龐大，整體素質(zhì)參差不齊；(3)生產(chǎn)工藝流程復(fù)雜，設(shè)計(jì)變更頻繁，過(guò)程控制復(fù)雜多變；(4)實(shí)物資產(chǎn)形態(tài)多樣，存放地點(diǎn)分散，資產(chǎn)管理較為困難。
由于生產(chǎn)型企業(yè)的以上特點(diǎn)，使其在管理上較其他類(lèi)型的企業(yè)難度更大。美國(guó)為了使其生產(chǎn)型企業(yè)保持在2l世紀(jì)的競(jìng)爭(zhēng)能力和優(yōu)勢(shì)，提出了敏捷制造的概念：企業(yè)借助于全球信息網(wǎng)絡(luò)，采用多變的動(dòng)態(tài)組織機(jī)構(gòu)，使企業(yè)能夠根據(jù)實(shí)際情況迅速做出正確決策，保持競(jìng)爭(zhēng)能力。已經(jīng)成為“世界的工廠“的中國(guó)，產(chǎn)品到了無(wú)處不在的地步，但是中國(guó)制造業(yè)普遍在不斷發(fā)展壯大的過(guò)程中遇到管控瓶頸：人財(cái)物等內(nèi)部資源不能合理配置；庫(kù)存大，資金周轉(zhuǎn)慢，成本核算不細(xì)；排產(chǎn)計(jì)劃粗，質(zhì)量控制不嚴(yán)；產(chǎn)供銷(xiāo)等到信息不暢，出現(xiàn)脫節(jié)；與客戶(hù)交流少，影響產(chǎn)品的競(jìng)爭(zhēng)力；信息反饋慢，影響領(lǐng)導(dǎo)層的迅速?zèng)Q策等等，中國(guó)企業(yè)想要持續(xù)發(fā)展，急需一種有效的管理工具應(yīng)用于日常內(nèi)控活動(dòng)，ERP系統(tǒng)作為集系統(tǒng)，信息和控制為一體的一種綜合管控體系，將成為中國(guó)生產(chǎn)型企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)時(shí)代應(yīng)對(duì)高速發(fā)展變化，高效率的管理應(yīng)用工具。
ERP是英文Enterprise Resource Planning(企業(yè)資源計(jì)劃)的簡(jiǎn)寫(xiě)，是一個(gè)對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行有效共享與利用的系統(tǒng)，其主要的理念是利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)人力，資金，材料，設(shè)備，技術(shù)，信息，時(shí)間等七項(xiàng)資源進(jìn)行綜合平衡和優(yōu)化管理，協(xié)調(diào)企業(yè)各部門(mén)圍繞市場(chǎng)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)，使企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中充分發(fā)揮能力，以最大限度地利用企業(yè)現(xiàn)有資源，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化的企業(yè)管理模式。
2008年6月28日，五部委聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，明確內(nèi)部控制的目標(biāo)；合理保證企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理合法合規(guī)，資產(chǎn)安全，財(cái)務(wù)報(bào)告及相關(guān)信息真實(shí)完整，提高經(jīng)營(yíng)效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。
內(nèi)部控制和ERP的目標(biāo)是一致的，ERP系統(tǒng)不僅是企業(yè)信息化的重要內(nèi)容，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)計(jì)劃控制和經(jīng)營(yíng)決策管理的關(guān)鍵系統(tǒng)。
二、生產(chǎn)型企業(yè)應(yīng)用ERP進(jìn)行內(nèi)部控制的優(yōu)勢(shì)
1.優(yōu)化作業(yè)流程，強(qiáng)化對(duì)所有資源的管控
(1)生產(chǎn)型企業(yè)工藝流程復(fù)雜，設(shè)計(jì)變更頻繁，ERP能夠結(jié)合不同工藝進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的再造，設(shè)置各類(lèi)B0M滿(mǎn)足不同生產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理的需求；通過(guò)B0M結(jié)構(gòu)樹(shù)清晰地顯示產(chǎn)品的多階關(guān)系，且同一產(chǎn)品可以維護(hù)多條加工工藝，解決了生產(chǎn)型企業(yè)工藝設(shè)計(jì)變更與實(shí)際加工不一致的難題。
(2)生產(chǎn)型企業(yè)工藝流程長(zhǎng)，過(guò)程控制復(fù)雜多樣。ERP通過(guò)加工單進(jìn)行訂單生產(chǎn)按排，并進(jìn)行實(shí)時(shí)過(guò)程控制，可以準(zhǔn)確了解當(dāng)前各生產(chǎn)車(chē)間各產(chǎn)品的生產(chǎn)進(jìn)度，隨時(shí)進(jìn)行各類(lèi)資源的生產(chǎn)能力調(diào)整，進(jìn)行生產(chǎn)的有序調(diào)控。
(3)生產(chǎn)型企業(yè)存貨形態(tài)多樣，頻繁地收發(fā)，生產(chǎn)流轉(zhuǎn)，存貨動(dòng)態(tài)地存放于企業(yè)各環(huán)節(jié)，一直是企業(yè)管理的一個(gè)難點(diǎn)。ERP對(duì)每一存貨設(shè)置唯一物料編碼，對(duì)存放地點(diǎn)設(shè)置不同庫(kù)位，ERP支持動(dòng)態(tài)的監(jiān)控，實(shí)時(shí)記錄供應(yīng)鏈全程收發(fā)存狀態(tài)，確保生產(chǎn)供給、銷(xiāo)售訂單完成和盤(pán)點(diǎn)的準(zhǔn)確性；并且通過(guò)ERP查詢(xún)可以迅速分析倉(cāng)庫(kù)呆滯料，及時(shí)按照安全庫(kù)存需求進(jìn)行生產(chǎn)采購(gòu)調(diào)整，減輕庫(kù)存積壓對(duì)資金的高占用。
(4)生產(chǎn)型企業(yè)成本計(jì)算復(fù)雜，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入后ERP可以自動(dòng)數(shù)據(jù)處理，使業(yè)務(wù)準(zhǔn)確性與及時(shí)性大大提高，成本核算更加精細(xì)，企業(yè)管理人員可更側(cè)重于進(jìn)行管理、預(yù)測(cè)與分析，有利于提供合理的方案與企業(yè)人力資源的合理配置。
2.面向供應(yīng)鏈管理的信息集成、傳遞系統(tǒng)
(1)ERP是覆蓋整個(gè)供應(yīng)鏈的信息集成，圍繞核心企業(yè)，通過(guò)對(duì)信息流，資金流，物流的控制，將供應(yīng)商，制造商，分銷(xiāo)商，零售商直到最終用戶(hù)連成一個(gè)整體的功能網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)模式，供應(yīng)鏈上的信息迅速傳遞，解決了生產(chǎn)型企業(yè)產(chǎn)供銷(xiāo)信息不暢出現(xiàn)脫節(jié)的問(wèn)題，增強(qiáng)了各環(huán)節(jié)的及時(shí)交流，提高了企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。
(2)生產(chǎn)型企業(yè)的組織架構(gòu)較復(fù)雜，崗位設(shè)置多，ERP實(shí)現(xiàn)了企業(yè)部門(mén)問(wèn)信息的暢通與數(shù)據(jù)共享。相關(guān)信息可在企業(yè)內(nèi)部各管理級(jí)次、責(zé)任單位、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)間進(jìn)行溝通和反饋，滿(mǎn)足各管理層的需求，促進(jìn)內(nèi)控有序運(yùn)行，解決了生產(chǎn)型企業(yè)信息反饋慢的問(wèn)題，決策層能及時(shí)決策應(yīng)對(duì)經(jīng)營(yíng)管理風(fēng)險(xiǎn)。
3.支持權(quán)限控制，內(nèi)控能力得到提升
生產(chǎn)型企業(yè)的員工數(shù)量多，整體素質(zhì)參差不齊，ERP在系統(tǒng)初始階段，就對(duì)各審批操作人員，各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)設(shè)置操作權(quán)限控制，可以規(guī)避源于人員舞弊形成的風(fēng)險(xiǎn)，使內(nèi)控能力得到提升。
三、生產(chǎn)型企業(yè)在應(yīng)用ERP內(nèi)部控制中存在問(wèn)題
1.意識(shí)問(wèn)題
(1)內(nèi)部控制的成功與否，在很大程度取決于企業(yè)管理者的態(tài)度和管理意識(shí)，而ERP更加劇了這一點(diǎn)：因基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的大量錄入，使各部門(mén)的ERP擔(dān)當(dāng)怨聲載道；或者為了配合ERP的實(shí)施，涉及到部門(mén)職能的重新劃分、工作環(huán)境和習(xí)慣的重新適應(yīng)，帶來(lái)焦躁心理；此時(shí)企業(yè)管理者如不能堅(jiān)持現(xiàn)代管理理念使用新系統(tǒng)，數(shù)據(jù)跟進(jìn)往往不實(shí)時(shí)，ERP系統(tǒng)流于形式，最終將無(wú)法正常使用下去。
(2)ERP的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)均來(lái)自于企業(yè)普通職員的手工錄入，在共享狀態(tài)下，沒(méi)有傳統(tǒng)環(huán)境的數(shù)據(jù)核對(duì)和檢查過(guò)程，輸入有誤時(shí)，會(huì)造成連環(huán)錯(cuò)誤，直接影響其他流程運(yùn)作。而生產(chǎn)型企業(yè)數(shù)據(jù)錄入端口又特別多，差錯(cuò)較難查找，因此各ERP擔(dān)當(dāng)?shù)墓ぷ髫?zé)任意識(shí)尤顯重要。
2.環(huán)境問(wèn)題
ERP系統(tǒng)會(huì)帶來(lái)組織結(jié)構(gòu)的變化，企業(yè)內(nèi)部控制層次明顯減少，管理扁平化成為可能，想要按照ERP的實(shí)時(shí)處理原則，作為領(lǐng)導(dǎo)的上層如有需要授權(quán)處理的業(yè)務(wù)，也必須進(jìn)行實(shí)時(shí)操作，否則無(wú)法進(jìn)行ERP的正常運(yùn)行，也就根本談不上ERP的內(nèi)控管理效果。
3.系統(tǒng)問(wèn)題
主要來(lái)自于計(jì)算機(jī)軟件方面的風(fēng)險(xiǎn)，容易受到內(nèi)部用戶(hù)和外部人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的無(wú)意或惡意攻擊和病毒攻擊等。而ERP系統(tǒng)功能繁多，免不了存在一定功能不足或潛在的軟件缺漏，當(dāng)有人刻意修改，造成錯(cuò)誤，常常會(huì)因?yàn)椴涣艉圹E而難以查找。
4.資金問(wèn)題
ERP各模塊的開(kāi)發(fā)是根據(jù)企業(yè)的實(shí)際業(yè)務(wù)設(shè)置，沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)化的模型，對(duì)于工藝流程復(fù)雜，開(kāi)發(fā)難度大，人員多的生產(chǎn)型企業(yè)，需有足夠的資金投入保證前期開(kāi)發(fā)、定期的維護(hù)，不斷的培訓(xùn)，后續(xù)功能開(kāi)發(fā)升級(jí)，才能實(shí)現(xiàn)ERP在企業(yè)管控中做出貢獻(xiàn)。
四、生產(chǎn)型企業(yè)在ERP條件下完善企業(yè)內(nèi)控的策略
1.做好內(nèi)部環(huán)境建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)ERP的重視
企業(yè)引入ERP就是引入了一種管理理念，通過(guò)對(duì)員工的不斷培訓(xùn)宣傳，以及強(qiáng)制性考核激勵(lì)措施，加強(qiáng)對(duì)ERP的重視和管理，不僅需要高層領(lǐng)導(dǎo)的重視與認(rèn)可，更要求全體員工從思想上積極接受，培養(yǎng)整個(gè)企業(yè)的信息化文化建設(shè)。
2.成立獨(dú)立IT組，加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制
具備經(jīng)濟(jì)實(shí)力的企業(yè)引入ERP首先應(yīng)設(shè)立獨(dú)立的IT部門(mén)，在軟件開(kāi)發(fā)時(shí)應(yīng)檢驗(yàn)整個(gè)系統(tǒng)的完整性，對(duì)非法數(shù)據(jù)，系統(tǒng)抗干擾能力各應(yīng)變能力及系統(tǒng)遭受破壞后的恢復(fù)能力重點(diǎn)測(cè)試；使用時(shí)，IT部門(mén)應(yīng)建立共享平臺(tái)，及時(shí)解決使用過(guò)程中發(fā)生的小問(wèn)題，共享解決經(jīng)驗(yàn)。將解決不了的問(wèn)題點(diǎn)發(fā)給開(kāi)發(fā)商進(jìn)行有效溝通解決，保證ERP使用的暢通性，并按照企業(yè)管理要求，逐步功能開(kāi)發(fā)應(yīng)用。
3.完善ERP崗位責(zé)任制，強(qiáng)化管理和監(jiān)督
建立健全ERP崗位責(zé)任制，明確每個(gè)ERP崗位的職責(zé)范圍，實(shí)現(xiàn)不相容職務(wù)的分離，按照職責(zé)范圍的規(guī)定，設(shè)置有限權(quán)限的開(kāi)放。對(duì)人員的崗位實(shí)行定期輪換制，從而達(dá)到對(duì)人員的監(jiān)管。細(xì)化企業(yè)的管理制度，以?xún)?nèi)部制度來(lái)規(guī)范和保證ERP業(yè)務(wù)操作，減少ERP操作中無(wú)意或人為造成的差錯(cuò)。
4.提供持續(xù)培訓(xùn)，提升人員素質(zhì)
人員素質(zhì)控制是ERP系統(tǒng)內(nèi)控的根本。ERP系統(tǒng)管理員過(guò)硬的技術(shù)水平和良好的職業(yè)道德是必備的條件，其他系統(tǒng)操作員也要加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)和信息安全意識(shí)，以滿(mǎn)足企業(yè)對(duì)跨計(jì)算機(jī)，財(cái)會(huì)，管理及相關(guān)復(fù)合型人才的需要，針對(duì)生產(chǎn)型企業(yè)人員眾多，素質(zhì)參差不齊的特點(diǎn)，更是需要加強(qiáng)對(duì)人員不斷進(jìn)行培訓(xùn)，ERP就是個(gè)從培訓(xùn)開(kāi)始到培訓(xùn)結(jié)束的軟件使用過(guò)程。
五、結(jié)束語(yǔ)
在全球化的信息時(shí)代，中國(guó)的生產(chǎn)型企業(yè)也必須建立與之相適應(yīng)的管理信息系統(tǒng)，否則很難在這日趨激烈的時(shí)代繼續(xù)。所以，企業(yè)要規(guī)范化，規(guī)?；瑖?guó)際化，ERP的引入是必然趨勢(shì)。本文研究了ERP系統(tǒng)在生產(chǎn)型企業(yè)內(nèi)控應(yīng)用中的優(yōu)缺點(diǎn)，提出了建設(shè)企業(yè)信息文化，完善企業(yè)管理制度，持續(xù)培訓(xùn)素質(zhì)提升，在信息的時(shí)代借助信息化的工具進(jìn)行現(xiàn)代企業(yè)管控的理念。
ERP系統(tǒng)面向的是流程、業(yè)務(wù)、分工和人力資源的開(kāi)發(fā)和利用，所追求的是組織的效率，真正解決了生產(chǎn)型企業(yè)的具體問(wèn)題。它通過(guò)預(yù)測(cè)，規(guī)范，計(jì)劃，監(jiān)控執(zhí)行等多種形式，幫助企業(yè)建立事前計(jì)劃，事中控制，事后分析的管理體系，可以更好地按排生產(chǎn)，充分利用產(chǎn)能，降低成本，提高生產(chǎn)管理效率，使企業(yè)及時(shí)能夠控制風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)。今后將繼續(xù)關(guān)注研究ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)控管理中的應(yīng)用完善，充分利用系統(tǒng)，使其在實(shí)際工作業(yè)務(wù)中發(fā)揮更大的作用。
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