4008-0537-07
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，中國的生產(chǎn)型企業(yè)不斷壯大，產(chǎn)生更多的企業(yè)向上市，并購，投資，借國際資本之力跨越發(fā)展，業(yè)務(wù)內(nèi)容的復(fù)雜性，業(yè)務(wù)量的龐大性，風(fēng)險的多樣性，原有的人工內(nèi)控管理體系已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展。作為企業(yè)資源計劃系統(tǒng)ERP的引入能夠系統(tǒng)地配合現(xiàn)代企業(yè)業(yè)務(wù)處理，實現(xiàn)整個企業(yè)信息的集成。但是在實際應(yīng)用過程中很多企業(yè)盲目地引入ERP系統(tǒng)，未能在企業(yè)中真正地發(fā)揮功效，成為雞肋。本文將從生產(chǎn)型企業(yè)的特點出發(fā)，對ERP在內(nèi)控應(yīng)用中的優(yōu)缺點展開探討，更好地讓ERP系統(tǒng)融合服務(wù)于我們的企業(yè)。
一、生產(chǎn)型企業(yè)的特點及其對ERP在內(nèi)部控制中應(yīng)用的影響
通常所說的企業(yè)，是指從事生產(chǎn)、流通或服務(wù)等活動，為滿足社會需要進(jìn)行自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧、承擔(dān)風(fēng)險、實行獨立核算，具有法人資格的基本經(jīng)濟(jì)單位。
生產(chǎn)型企業(yè)相對于其他類型的企業(yè)，主要的特點是：(1)組織架構(gòu)較為復(fù)雜，崗位設(shè)置多；(2)員工數(shù)量龐大，整體素質(zhì)參差不齊；(3)生產(chǎn)工藝流程復(fù)雜，設(shè)計變更頻繁，過程控制復(fù)雜多變；(4)實物資產(chǎn)形態(tài)多樣，存放地點分散，資產(chǎn)管理較為困難。
由于生產(chǎn)型企業(yè)的以上特點，使其在管理上較其他類型的企業(yè)難度更大。美國為了使其生產(chǎn)型企業(yè)保持在2l世紀(jì)的競爭能力和優(yōu)勢，提出了敏捷制造的概念：企業(yè)借助于全球信息網(wǎng)絡(luò)，采用多變的動態(tài)組織機(jī)構(gòu)，使企業(yè)能夠根據(jù)實際情況迅速做出正確決策，保持競爭能力。已經(jīng)成為“世界的工廠“的中國，產(chǎn)品到了無處不在的地步，但是中國制造業(yè)普遍在不斷發(fā)展壯大的過程中遇到管控瓶頸：人財物等內(nèi)部資源不能合理配置；庫存大，資金周轉(zhuǎn)慢，成本核算不細(xì)；排產(chǎn)計劃粗，質(zhì)量控制不嚴(yán)；產(chǎn)供銷等到信息不暢，出現(xiàn)脫節(jié)；與客戶交流少，影響產(chǎn)品的競爭力；信息反饋慢，影響領(lǐng)導(dǎo)層的迅速決策等等，中國企業(yè)想要持續(xù)發(fā)展，急需一種有效的管理工具應(yīng)用于日常內(nèi)控活動，ERP系統(tǒng)作為集系統(tǒng)，信息和控制為一體的一種綜合管控體系，將成為中國生產(chǎn)型企業(yè)在競爭時代應(yīng)對高速發(fā)展變化，高效率的管理應(yīng)用工具。
ERP是英文Enterprise Resource Planning(企業(yè)資源計劃)的簡寫，是一個對企業(yè)資源進(jìn)行有效共享與利用的系統(tǒng)，其主要的理念是利用計算機(jī)信息技術(shù)，對企業(yè)人力，資金，材料，設(shè)備，技術(shù)，信息，時間等七項資源進(jìn)行綜合平衡和優(yōu)化管理，協(xié)調(diào)企業(yè)各部門圍繞市場開展業(yè)務(wù)活動，使企業(yè)在市場競爭中充分發(fā)揮能力，以最大限度地利用企業(yè)現(xiàn)有資源，實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化的企業(yè)管理模式。
2008年6月28日，五部委聯(lián)合發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，明確內(nèi)部控制的目標(biāo)；合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)，資產(chǎn)安全，財務(wù)報告及相關(guān)信息真實完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進(jìn)企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。
內(nèi)部控制和ERP的目標(biāo)是一致的，ERP系統(tǒng)不僅是企業(yè)信息化的重要內(nèi)容，也是企業(yè)實現(xiàn)計劃控制和經(jīng)營決策管理的關(guān)鍵系統(tǒng)。
二、生產(chǎn)型企業(yè)應(yīng)用ERP進(jìn)行內(nèi)部控制的優(yōu)勢
1.優(yōu)化作業(yè)流程，強(qiáng)化對所有資源的管控
(1)生產(chǎn)型企業(yè)工藝流程復(fù)雜，設(shè)計變更頻繁，ERP能夠結(jié)合不同工藝進(jìn)行業(yè)務(wù)流程的再造，設(shè)置各類B0M滿足不同生產(chǎn)企業(yè)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理的需求；通過B0M結(jié)構(gòu)樹清晰地顯示產(chǎn)品的多階關(guān)系，且同一產(chǎn)品可以維護(hù)多條加工工藝，解決了生產(chǎn)型企業(yè)工藝設(shè)計變更與實際加工不一致的難題。
(2)生產(chǎn)型企業(yè)工藝流程長，過程控制復(fù)雜多樣。ERP通過加工單進(jìn)行訂單生產(chǎn)按排，并進(jìn)行實時過程控制，可以準(zhǔn)確了解當(dāng)前各生產(chǎn)車間各產(chǎn)品的生產(chǎn)進(jìn)度，隨時進(jìn)行各類資源的生產(chǎn)能力調(diào)整，進(jìn)行生產(chǎn)的有序調(diào)控。
(3)生產(chǎn)型企業(yè)存貨形態(tài)多樣，頻繁地收發(fā)，生產(chǎn)流轉(zhuǎn)，存貨動態(tài)地存放于企業(yè)各環(huán)節(jié)，一直是企業(yè)管理的一個難點。ERP對每一存貨設(shè)置唯一物料編碼，對存放地點設(shè)置不同庫位，ERP支持動態(tài)的監(jiān)控，實時記錄供應(yīng)鏈全程收發(fā)存狀態(tài)，確保生產(chǎn)供給、銷售訂單完成和盤點的準(zhǔn)確性；并且通過ERP查詢可以迅速分析倉庫呆滯料，及時按照安全庫存需求進(jìn)行生產(chǎn)采購調(diào)整，減輕庫存積壓對資金的高占用。
(4)生產(chǎn)型企業(yè)成本計算復(fù)雜，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入后ERP可以自動數(shù)據(jù)處理，使業(yè)務(wù)準(zhǔn)確性與及時性大大提高，成本核算更加精細(xì)，企業(yè)管理人員可更側(cè)重于進(jìn)行管理、預(yù)測與分析，有利于提供合理的方案與企業(yè)人力資源的合理配置。
2.面向供應(yīng)鏈管理的信息集成、傳遞系統(tǒng)
(1)ERP是覆蓋整個供應(yīng)鏈的信息集成，圍繞核心企業(yè)，通過對信息流，資金流，物流的控制，將供應(yīng)商，制造商，分銷商，零售商直到最終用戶連成一個整體的功能網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)模式，供應(yīng)鏈上的信息迅速傳遞，解決了生產(chǎn)型企業(yè)產(chǎn)供銷信息不暢出現(xiàn)脫節(jié)的問題，增強(qiáng)了各環(huán)節(jié)的及時交流，提高了企業(yè)的競爭力。
(2)生產(chǎn)型企業(yè)的組織架構(gòu)較復(fù)雜，崗位設(shè)置多，ERP實現(xiàn)了企業(yè)部門問信息的暢通與數(shù)據(jù)共享。相關(guān)信息可在企業(yè)內(nèi)部各管理級次、責(zé)任單位、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)間進(jìn)行溝通和反饋，滿足各管理層的需求，促進(jìn)內(nèi)控有序運行，解決了生產(chǎn)型企業(yè)信息反饋慢的問題，決策層能及時決策應(yīng)對經(jīng)營管理風(fēng)險。
3.支持權(quán)限控制，內(nèi)控能力得到提升
生產(chǎn)型企業(yè)的員工數(shù)量多，整體素質(zhì)參差不齊，ERP在系統(tǒng)初始階段，就對各審批操作人員，各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)設(shè)置操作權(quán)限控制，可以規(guī)避源于人員舞弊形成的風(fēng)險，使內(nèi)控能力得到提升。
三、生產(chǎn)型企業(yè)在應(yīng)用ERP內(nèi)部控制中存在問題
1.意識問題
(1)內(nèi)部控制的成功與否，在很大程度取決于企業(yè)管理者的態(tài)度和管理意識，而ERP更加劇了這一點：因基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的大量錄入，使各部門的ERP擔(dān)當(dāng)怨聲載道；或者為了配合ERP的實施，涉及到部門職能的重新劃分、工作環(huán)境和習(xí)慣的重新適應(yīng)，帶來焦躁心理；此時企業(yè)管理者如不能堅持現(xiàn)代管理理念使用新系統(tǒng)，數(shù)據(jù)跟進(jìn)往往不實時，ERP系統(tǒng)流于形式，最終將無法正常使用下去。
(2)ERP的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)均來自于企業(yè)普通職員的手工錄入，在共享狀態(tài)下，沒有傳統(tǒng)環(huán)境的數(shù)據(jù)核對和檢查過程，輸入有誤時，會造成連環(huán)錯誤，直接影響其他流程運作。而生產(chǎn)型企業(yè)數(shù)據(jù)錄入端口又特別多，差錯較難查找，因此各ERP擔(dān)當(dāng)?shù)墓ぷ髫?zé)任意識尤顯重要。
2.環(huán)境問題
ERP系統(tǒng)會帶來組織結(jié)構(gòu)的變化，企業(yè)內(nèi)部控制層次明顯減少，管理扁平化成為可能，想要按照ERP的實時處理原則，作為領(lǐng)導(dǎo)的上層如有需要授權(quán)處理的業(yè)務(wù)，也必須進(jìn)行實時操作，否則無法進(jìn)行ERP的正常運行，也就根本談不上ERP的內(nèi)控管理效果。
3.系統(tǒng)問題
主要來自于計算機(jī)軟件方面的風(fēng)險，容易受到內(nèi)部用戶和外部人員通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的無意或惡意攻擊和病毒攻擊等。而ERP系統(tǒng)功能繁多，免不了存在一定功能不足或潛在的軟件缺漏，當(dāng)有人刻意修改，造成錯誤，常常會因為不留痕跡而難以查找。
4.資金問題
ERP各模塊的開發(fā)是根據(jù)企業(yè)的實際業(yè)務(wù)設(shè)置，沒有標(biāo)準(zhǔn)化的模型，對于工藝流程復(fù)雜，開發(fā)難度大，人員多的生產(chǎn)型企業(yè)，需有足夠的資金投入保證前期開發(fā)、定期的維護(hù)，不斷的培訓(xùn)，后續(xù)功能開發(fā)升級，才能實現(xiàn)ERP在企業(yè)管控中做出貢獻(xiàn)。
四、生產(chǎn)型企業(yè)在ERP條件下完善企業(yè)內(nèi)控的策略
1.做好內(nèi)部環(huán)境建設(shè)，加強(qiáng)對ERP的重視
企業(yè)引入ERP就是引入了一種管理理念，通過對員工的不斷培訓(xùn)宣傳，以及強(qiáng)制性考核激勵措施，加強(qiáng)對ERP的重視和管理，不僅需要高層領(lǐng)導(dǎo)的重視與認(rèn)可，更要求全體員工從思想上積極接受，培養(yǎng)整個企業(yè)的信息化文化建設(shè)。
2.成立獨立IT組，加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制
具備經(jīng)濟(jì)實力的企業(yè)引入ERP首先應(yīng)設(shè)立獨立的IT部門，在軟件開發(fā)時應(yīng)檢驗整個系統(tǒng)的完整性，對非法數(shù)據(jù)，系統(tǒng)抗干擾能力各應(yīng)變能力及系統(tǒng)遭受破壞后的恢復(fù)能力重點測試；使用時，IT部門應(yīng)建立共享平臺，及時解決使用過程中發(fā)生的小問題，共享解決經(jīng)驗。將解決不了的問題點發(fā)給開發(fā)商進(jìn)行有效溝通解決，保證ERP使用的暢通性，并按照企業(yè)管理要求，逐步功能開發(fā)應(yīng)用。
3.完善ERP崗位責(zé)任制，強(qiáng)化管理和監(jiān)督
建立健全ERP崗位責(zé)任制，明確每個ERP崗位的職責(zé)范圍，實現(xiàn)不相容職務(wù)的分離，按照職責(zé)范圍的規(guī)定，設(shè)置有限權(quán)限的開放。對人員的崗位實行定期輪換制，從而達(dá)到對人員的監(jiān)管。細(xì)化企業(yè)的管理制度，以內(nèi)部制度來規(guī)范和保證ERP業(yè)務(wù)操作，減少ERP操作中無意或人為造成的差錯。
4.提供持續(xù)培訓(xùn)，提升人員素質(zhì)
人員素質(zhì)控制是ERP系統(tǒng)內(nèi)控的根本。ERP系統(tǒng)管理員過硬的技術(shù)水平和良好的職業(yè)道德是必備的條件，其他系統(tǒng)操作員也要加強(qiáng)技術(shù)培訓(xùn)和信息安全意識，以滿足企業(yè)對跨計算機(jī)，財會，管理及相關(guān)復(fù)合型人才的需要，針對生產(chǎn)型企業(yè)人員眾多，素質(zhì)參差不齊的特點，更是需要加強(qiáng)對人員不斷進(jìn)行培訓(xùn)，ERP就是個從培訓(xùn)開始到培訓(xùn)結(jié)束的軟件使用過程。
五、結(jié)束語
在全球化的信息時代，中國的生產(chǎn)型企業(yè)也必須建立與之相適應(yīng)的管理信息系統(tǒng)，否則很難在這日趨激烈的時代繼續(xù)。所以，企業(yè)要規(guī)范化，規(guī)?；?，國際化，ERP的引入是必然趨勢。本文研究了ERP系統(tǒng)在生產(chǎn)型企業(yè)內(nèi)控應(yīng)用中的優(yōu)缺點，提出了建設(shè)企業(yè)信息文化，完善企業(yè)管理制度，持續(xù)培訓(xùn)素質(zhì)提升，在信息的時代借助信息化的工具進(jìn)行現(xiàn)代企業(yè)管控的理念。
ERP系統(tǒng)面向的是流程、業(yè)務(wù)、分工和人力資源的開發(fā)和利用，所追求的是組織的效率，真正解決了生產(chǎn)型企業(yè)的具體問題。它通過預(yù)測，規(guī)范，計劃，監(jiān)控執(zhí)行等多種形式，幫助企業(yè)建立事前計劃，事中控制，事后分析的管理體系，可以更好地按排生產(chǎn)，充分利用產(chǎn)能，降低成本，提高生產(chǎn)管理效率，使企業(yè)及時能夠控制風(fēng)險，應(yīng)對激烈的競爭。今后將繼續(xù)關(guān)注研究ERP系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)控管理中的應(yīng)用完善，充分利用系統(tǒng)，使其在實際工作業(yè)務(wù)中發(fā)揮更大的作用。
